MANUAL DE USUARIO
SISTEMA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE FLOTA VEHICULAR:
CONTROL_C
MENU PRINCIPAL
El menú principal de Control_C proporciona acceso a las diversas secciones del sistema, permitiendo la gestión de personal, vehículos, asignaciones, recargas de combustible y mantenimientos, así como la administración de usuarios y la configuración de la cuenta.
Registrar nuevo vehículo: Permite añadir un nuevo vehículo al sistema, ingresando sus datos técnicos y características.
Registrar Recarga: Permite registrar una nueva recarga de combustible, ingresando la cantidad, costo y otros detalles relevantes.
Registrar nuevo Mantenimiento: Permite registrar un nuevo mantenimiento realizado a un vehículo, ingresando los detalles del servicio.
4. Personal
Registrar nuevo personal: Permite añadir un nuevo empleado al sistema, ingresando sus datos personales y laborales.
Ver lista de personal (activo): Muestra un listado de todos los empleados activos en la empresa.
5. Dependencias
Registrar nueva Dependencias: Registra una nueva dependencia.
Ver lista de dependencias: Muestra un listado de las dependencias o áreas de la empresa.
6. Usuarios
Administradores
Registrar nuevo administrador: Permite añadir un nuevo usuario administrador al sistema.
Gestionar Administradores: Permite gestionar los usuarios administradores existentes, incluyendo la modificación de sus datos y permisos.
Mi usuario
§ Información del Usuario: Muestra la información del usuario actual.
§ Editar Usuario: Permite modificar la información del usuario actual.
o Cerrar Sesión: Permite cerrar la sesión actual en el sistema.
USUARIOS DEL SISTEMA
PRIMER REGISTRO E INICIO DE SESION
Al iniciar el sistema por primera vez, se mostrará un formulario para el registro
del administrador general.
Después de completar el registro, el sistema
le redireccionará automáticamente a la pantalla de inicio. En esta pantalla, se
visualiza la lista completa de vehículos registrados en el sistema.
Si selecciona su nombre de usuario, se
mostrará un menú desplegable que le permitirá acceder a la información de su
perfil o cerrar la sesión actual.
Estas mismas opciones para gestionar la
información del usuario y cerrar sesión se encuentran disponibles en el menú
lateral, dentro de la sección denominada USUARIOS.
El menú se puede ocultar presionando el botón
con el icono de tres líneas horizontales apiladas, situado en la parte superior
izquierda de la interfaz. Un clic sobre este icono oculta o muestra el menú.
Después de cerrar sesión, el sistema le
redireccionará automáticamente a la pantalla de inicio de sesión. En esta
pantalla, deberá ingresar su nombre de usuario y contraseña para volver a
acceder al sistema.
Aclaración: Su nombre de usuario es la credencial que utiliza para acceder al sistema (por ejemplo, 'usuario123'). No es lo mismo que su nombre de pila (por ejemplo, 'Juan Pérez').
USUARIOS ADMINISTRADORES
Después de
iniciar sesión en el sistema, diríjase al apartado USUARIOS. En el menú
lateral, que se encuentra a la izquierda de la pantalla, verá la sección
Administradores ubicada en la parte inferior.
Seleccione la opción destinada a registrar un nuevo administrador. En esta sección, podrá crear tanto administradores generales como administradores de dependencia, según sea necesario.
NOTA: Si necesita generar reportes que
incluyan únicamente al personal y los vehículos de una dependencia específica,
se recomienda utilizar una cuenta de administrador de esa dependencia. Las
cuentas de administrador general generan reportes que abarcan a todo el
personal y vehículos de todas las dependencias del sistema.
Nota: Para poder registrar administradores de dependencia, es necesario
que las dependencias a las que estarán asociados ya existan en el sistema. Por
lo tanto, el registro de dependencias debe realizarse previamente.
En el formulario de registro, encontrará un campo para seleccionar la dependencia a la que se asignará el administrador. Para crear un administrador general, seleccione la opción “Ninguna” de la lista desplegable. Esto indica que el administrador no estará asociado a ninguna dependencia específica.
Una vez que
el registro se haya completado exitosamente, el sistema le redireccionará
automáticamente a la vista de gestión de administradores.
Dentro de
esta sección, el administrador general (nivel 3) tiene la capacidad de
gestionar a todos los usuarios con rol de administrador registrados en el
sistema. Esto incluye la posibilidad de modificar la dependencia a la que está
asignado cada administrador.
En caso de que una dependencia sea eliminada del sistema, el campo de selección de dependencia para los administradores que estaban asociados a ella se actualizará automáticamente a “Ninguna”. Es importante destacar que solo se podrá modificar la dependencia de los administradores que no sean de nivel general.
El administrador general tiene la facultad de ascender o descender el nivel de cualquier otro administrador dentro del sistema, con la excepción de sí mismo. Esta restricción garantiza la presencia continua de al menos un administrador con privilegios generales.
La eliminación de cuentas de administrador es una función exclusiva del administrador general, quien puede eliminar cualquier cuenta excepto la suya propia, asegurando así la permanencia de un administrador general en el sistema.
La imposibilidad de eliminar un administrador
de nivel 3 se debe a las medidas de seguridad implementadas en el código fuente
del sistema, que protegen los procesos vitales contra cualquier manipulación no
autorizada.
Un usuario con rol de administrador de dependencia tiene la capacidad de registrar nuevos administradores y gestionar el nivel de los existentes, pero únicamente dentro de la dependencia que le ha sido asignada.
INFORMACIÓN DEL USUARIO
Dentro de la sección "Información del usuario", el administrador
que ha iniciado sesión tiene la posibilidad de visualizar y editar sus datos
personales.
Si se modifica el nombre de usuario, el sistema cerrará la sesión actual de forma automática y requerirá un nuevo inicio de sesión con el nombre de usuario actualizado.
El usuario también tiene la opción de modificar su contraseña. Para ello, deberá ingresar la nueva contraseña en dos campos diferentes para confirmar que se ha escrito correctamente, y además, deberá ingresar su contraseña actual como medida de seguridad.
DEPENDENCIAS
Los administradores de dependencia pueden consultar la lista de dependencias disponibles, pero no pueden crear nuevas dependencias ni modificar las existentes. Estas acciones están restringidas al administrador general, quien tiene control total sobre la gestión de dependencias.
Vista del administrador de dependencia
Vista
del administrador General:
Para agregar
una nueva dependencia al sistema, localice y seleccione la opción
"registrar nueva dependencia" en el menú lateral. Esto abrirá un
formulario donde deberá ingresar el nombre de la nueva dependencia.
Una vez completado el registro de la dependencia, el sistema lo redireccionará automáticamente a la vista de dependencias. En esta vista, podrá visualizar todas las dependencias que han sido registradas en el sistema.
El sistema
permite editar la información de una dependencia, incluyendo su nombre y el
responsable asignado. El responsable de dependencia se refiere a una
persona física dentro de la organización que tiene a cargo la supervisión o
gestión de esa dependencia. Este registro es independiente del administrador
de dependencia, que es un usuario del sistema con permisos para gestionar
las dependencias dentro de la aplicación.
Para asignar
o cambiar el responsable de una dependencia, primero debe buscar a la persona
por su número de cédula en el campo correspondiente. Al presionar el botón "Buscar",
la persona encontrada se seleccionará automáticamente en el campo de selección
de responsable. Adicionalmente, podrá verificar los datos de la persona
encontrada para confirmar que es la correcta.
Al realizar una búsqueda de personal, el sistema aplicará un filtro para mostrar únicamente aquellos empleados que pertenezcan a la dependencia actualmente seleccionada y que tengan su estado como "habilitado" en el sistema.
PERSONAL
Para el registro de personal, se utiliza un formulario dividido en tres
partes: datos personales, datos del trabajador y tallas de uniforme.
Después de enviar los datos del formulario y completar el registro del nuevo empleado, el sistema lo redireccionará automáticamente a la vista donde se muestra la lista de todo el personal activo en el sistema.
Puede
exportar la lista del personal activo a un archivo para su posterior consulta o
impresión. Los formatos disponibles son:
Microsoft Excel (.xlsx): Este formato permite
trabajar con los datos en una hoja de cálculo, realizar análisis, ordenar,
filtrar, etc.
Es posible que aparezca una advertencia al abrir el archivo excel. Haga clic en "Sí" para continuar.
Adobe PDF (.pdf): Este formato es ideal para
imprimir la lista o compartirla de forma que se conserve el formato original.
El
proceso que acaba de realizar con la lista de personal activo (ej. descarga,
modificación, etc.) también se puede llevar a cabo con la lista de personal
inactivo.
Para optimizar el espacio en el servidor, los archivos PDF generados para los reportes son temporales. Estos archivos se eliminan automáticamente una vez que el usuario regresa a la vista del historial de asignaciones. Por lo tanto, se recomienda descargar y guardar los reportes que necesite conservar antes de volver a dicha vista.
Para
facilitar la búsqueda de información, la tabla cuenta con un buscador. Puede
ingresar cualquier dato del empleado en el campo de búsqueda (por ejemplo:
nombre, cédula, fecha de nacimiento, cargo, departamento, etc.) y el sistema
filtrará automáticamente la tabla mostrando solo los registros que coinciden
con su búsqueda.
Para
facilitar la visualización de grandes cantidades de datos, puede configurar el
número de registros que se muestran por página. Una vez que la cantidad de
registros supera este número, aparecerá automáticamente un paginador en la
parte inferior de la tabla, permitiéndole navegar entre las diferentes páginas.
El sistema le permite modificar la información de cualquier empleado registrado en la tabla de personal. Esto incluye actualizar datos personales, información laboral, etc.
NOTA: los administradores de dependencia solo tienen acceso a los registros del personal que pertenece a su misma dependencia. No podrán visualizar ni modificar información de personal de otras dependencias.
VEHÍCULOS
Tras iniciar sesión, verá la lista de vehículos. Seleccione 'Registrar nuevo vehículo' en el menú lateral.
En el
formulario de registro, introduzca la información correspondiente a su
vehículo. Los campos marcados como 'opcionales' no son obligatorios, pero se recomienda
encarecidamente agregar al menos una fotografía del vehículo para facilitar su
identificación.
Al editar la información de un vehículo, tiene la opción de mantener las imágenes previamente cargadas o reemplazarlas por nuevas. Para optimizar el espacio de almacenamiento, las imágenes anteriores se eliminan automáticamente del servidor al cargar nuevas imágenes.
Si solo
necesita actualizar una de las imágenes del vehículo, puede reemplazar la Foto
1 con una nueva imagen sin afectar la Foto 2. La Foto 2 se conservará tal como
está.
Al igual que con la lista de personal, el sistema le permite generar un reporte de la lista de vehículos en formato PDF o Excel. Esto facilita la consulta, el almacenamiento y el análisis de la información.
Con el fin de optimizar el rendimiento y facilitar la gestión de grandes volúmenes de información, los reportes que contengan una gran cantidad de registros se generarán en múltiples archivos PDF. Cada archivo contendrá un máximo de 50 registros.
ASIGNACIONES DE VEHÍCULOS
Asigne un
miembro del personal como responsable del vehículo, haciendo clic en “asignar
responsable”. Esto abrirá la vista de asignaciones de vehículos con el vehículo
previamente seleccionado
Si necesita
seleccionar un vehículo diferente, puede hacerlo fácilmente haciendo clic en la
foto correspondiente en la lista de vehículos que se muestra en la parte
inferior de esta vista.
Si el vehículo
ya tiene un responsable asignado, su información se mostrará debajo de la
selección del vehículo. Para asignar un nuevo responsable, primero debe
realizar una búsqueda ingresando el número de cédula nacional o extranjera del
personal activo que desea asignar.
Después de ingresar el número de cédula y hacer clic en el botón 'Buscar', el sistema preseleccionará automáticamente al personal que cumpla con dos condiciones: que esté activo en el sistema y que pertenezca a la misma dependencia que el vehículo.
Para garantizar la seguridad y la correcta gestión de los recursos, los administradores de dependencia solo pueden ver y gestionar los vehículos que pertenecen a su propia dependencia. No tendrán acceso a los vehículos de otras dependencias.
El sistema
mantiene un historial completo de todas las asignaciones de vehículos. Este
historial proporciona información detallada sobre cada asignación, incluyendo
la fecha y hora en que se realizó, el responsable asignado en ese momento, los
datos del vehículo y el administrador que realizó la asignación. Es importante
destacar que esta información se conserva como un registro permanente, incluso
si posteriormente se actualizan los datos del vehículo, del responsable o del
administrador.
El sistema
permite generar reportes en formato PDF de las asignaciones registradas. El
alcance de estos reportes depende del tipo de usuario que los genere: los
administradores generales pueden generar reportes de todas las dependencias,
mientras que los administradores de dependencia solo pueden generar reportes de
su propia dependencia.
Para
facilitar la consulta y organización de los registros, el sistema genera un
archivo separado para cada semana. Cada archivo contendrá todos los registros realizados
durante esa semana específica.
MANTENIMIENTOS
Seleccione 'Registrar nuevo mantenimiento' para elegir el vehículo y el tipo de mantenimiento:
El usuario podrá seleccionar un vehículo de la lista provista y,
posteriormente, elegir entre las opciones 'Mantenimiento general' o 'Recargas
de combustible' para el registro correspondiente.
Una vez realizada la selección, se mostrará la información del vehículo y el mantenimiento. A partir de ahí, podrá continuar con el registro del mantenimiento
Al presionar el botón continuar será llevado al formulario para registrar
los datos del diagnostico del vehículo
Para facilitar el registro, los datos del vehículo se mostrarán automáticamente en campos de solo lectura. Usted solo deberá completar los siguientes campos, que se identifican por tener un borde de color azul: fecha, lugar, estado, personal del mantenimiento, diagnóstico y requerimientos.
Después de completar todos los campos del formulario de diagnóstico,
presione el botón 'Registrar Diagnóstico'. El sistema registrará la información
del mantenimiento y lo redireccionará a la vista del historial de
mantenimientos. El historial mostrará los mantenimientos según su nivel de
usuario.
Para obtener un reporte en formato PDF de la lista de mantenimientos, presione el botón 'Generar PDF'.
Al igual que en el historial de asignaciones, el sistema generará un archivo PDF que contendrá todos los registros realizados durante una semana específica.
En la lista de mantenimientos, los mantenimientos que se encuentran en
estado 'Diagnóstico' muestran la opción “Completar Mantenimiento” esto indica
que falta información para completar el mantenimiento.
Presione este enlace para tener acceso a un formulario destinado a la consignación de la información relativa a la recuperación del vehículo o el mantenimiento ejecutado. Al completar este formulario, el estado del mantenimiento se actualizará.
Para completar el registro del mantenimiento, debe ingresar la fecha de recuperación (que corresponde a la fecha de finalización del mantenimiento) y actualizar el estado de la condición del vehículo. Adicionalmente, puede agregar una descripción de las correcciones realizadas, el personal encargado y hasta ocho archivos de imagen con fotografías del mantenimiento.
Si lo desea, puede descartar el mantenimiento. Al hacerlo, el registro del
diagnóstico se conservará, pero no se podrá modificar ni completar el
mantenimiento.
Después de que un mantenimiento ha sido finalizado, puede visualizar su información completa haciendo clic en el enlace correspondiente en la columna 'Acción'
Podrá consultar en cualquier momento la información del mantenimiento, incluyendo tanto el diagnóstico inicial como los detalles de la recuperación del vehículo. Este registro se almacena de forma permanente en la base de datos.
RECARGAS DE COMBUSTIBLE
El usuario dispone de dos vías para acceder al registro de recargas de
combustible: mediante la sección 'Mantenimientos' o directamente a través del
menú principal Registrar Recarga.
La selección de un vehículo se realiza haciendo clic directamente sobre la fotografía del mismo en la lista inferior
Antes de registrar la primera recarga de combustible para
un vehículo, es necesario establecer una línea base. Por lo tanto, deberá
ingresar la cantidad actual de combustible en el tanque y el kilometraje
registrado en el odómetro.
Una vez completado el registro inicial del vehículo (cantidad de combustible actual y kilometraje), podrá proceder a registrar la primera recarga. Para ello, deberá ingresar la fecha, la cantidad de combustible, el costo de la recarga y el nuevo kilometraje
Tras el registro de la primera recarga, el sistema presentará los valores correspondientes al rendimiento actual, calculado entre la última y la presente recarga, y al rendimiento promedio, resultante del cálculo con la totalidad de las recargas registradas.
El sistema realiza un seguimiento del nivel de combustible del vehículo, actualizando este valor con cada nueva recarga y restando el consumo estimado entre recargas. De esta forma, podrá observar en todo momento el nivel de combustible actual del vehículo. El cálculo del consumo se basa en el rendimiento promedio, el kilometraje recorrido, combustible cargado y combustible anterior, para de esta forma calcular el consumo estimado.
Es importante tener en cuenta que los datos de nivel de combustible y rendimiento que se muestran son aproximaciones. La precisión de estos cálculos mejora considerablemente cuando se registra una recarga de tanque lleno.
Puedes consultar los datos de las recargas en la tabla inferior
El
sistema permite generar reportes en formato PDF que contienen el registro
completo de todas las recargas de combustible, organizadas por semana.
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